Elementos básicos de Access 2010

Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access 2010 para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.

Puedes ver un videotutorial haciendo clic en el icono de la derecha.

 

1.1. Arrancar y cerrar Access 2010

Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2010.

- Desde el botón Inicio  situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú.
Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay instalados en tu ordenador.
Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciará el programa.

- Desde el icono de Access 2010 del escritorio.

Puedes iniciar Access 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aquí. 

Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar 

- Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

- Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el botón Salir .

1.2. La pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos losnombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

1.3. Las barras

 La barra de Título

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar/restaurar y cerrar .

 La barra de Acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar  o Deshacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Veremos cómo más adelante.

 La Cinta de opciones

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en categorías o grupos.

Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para más seña, el grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar sería la localización exacta del botón Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestaña Inicio. Es importante que te familiarices con esta nomenclatura.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado, gris.

La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenú. En tal caso, aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas opciones.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas disponer de más espacio de trabajo. Para ello, deberás hacer doble clic sobre cualquiera de las pestañas o utilizar el botón situado en la parte derecha de la cinta . Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña o pulses de nuevo el botón.

 La pestaña Archivo

La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestañas, no despliega una ficha típica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un menú con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En versiones anteriores se encontraban en el botón Office.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A.

Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual, o Salir para cerrar la aplicación. También puede que algunas opciones muestren un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir. 

Opción que muestra más información. Algunas opciones lo que hacen es mostrar más opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opción Información que muestra información de la base de datos abierta o Reciente que muestra un listado de las últimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se coloreará con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opción activa.

 La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.

Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pequeño cuadro informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es necesario que los memorices. Con el uso ya irás aprendiendo la forma de los botones que más utilices.

1.4. La ayuda

Access incorpora una documentación muy útil que explica las distintas opciones y características del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable. Para acceder a ella podemos:

 Hacer clic en el botón de Ayuda , en la zona derecha de la Cinta de opciones.

 Pulsar la tecla F1 del teclado.

El programa también ofrece otras opciones interesantes, para elllo:

 Pulsar Ayuda en la pestaña Archivo. En este apartado además encontrarás enlaces a las webs de Microsoft que te facilitarán información sobre las novedades de esta versión en concreto, ayuda técnica o actualizaciones del programa.

Desventajas

• 
  Para bases de datos de gran calibre (en cuanto a volumen de datos o de usuarios) es recomendable usar otros sistemas como MySQL o Microsoft SQL Server, y código VBA (Visual Basic para Aplicaciones)

• No es multiplataforma, pues sólo está disponible para sistemas operativos de Microsoft, Su uso es inadecuado para grandes proyectos de software que requieren tiempos de respuesta críticos

 

• Es una base de datos para pequeños escenarios

•  Su uso inadecuado en grandes proyectos de software que requieren tiempos de respuesta criticos.

Ventajas

Microsoft Office Access 2007 ayuda a los trabajadores de la información a controlar y crear informes de datos de forma rápida y sencilla gracias a la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent y funciones de diseño interactivas que no requieren conocimientos especializados de bases de datos. Los usuarios pueden compartir la información a través del Web en listas de Microsoft Office SharePoint Server 2007 en las que se pueden realizar auditorías y copias de seguridad. Éstas son las diez ventajas principales que ofrece Office Access 2007 para ayudarle.

	OBTENER MEJORES RESULTADOS CON LA INTERFAZ DE USUARIO DE OFFICE FLUENT. OFFICE ACCESS 2007 PROPORCIONA UNA EXPERIENCIA COMPLETAMENTE NUEVA GRACIAS A LA INTERFAZ DE USUARIO DE OFFICE FLUENT, UN NUEVO PANEL DE NAVEGACIÓN Y UNA VISTA DE VENTANAS POR FICHAS. INCLUSO SIN TENER EXPERIENCIA CON BASES DE DATOS, CUALQUIER USUARIO PUEDE REALIZAR UN SEGUIMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y CREAR INFORMES PARA TOMAR DECISIONES MEJOR FUNDADAS.
	Empezar rápidamente usando soluciones prediseñadas. Con la biblioteca avanzada de soluciones prediseñadas, puede empezar a realizar el seguimiento de la información inmediatamente. Los formularios y los informes ya están diseñados para mayor comodidad, pero puede personalizarlos para adaptarlos a sus necesidades empresariales. Los contactos y el seguimiento de problemas, proyectos y activos sólo algunas de las soluciones prediseñadas incluidas en Office Access 2007.
	Cree varios informes con vistas diferentes de la misma información. La creación de un informe en Office Access 2007 es una verdadera experiencia del tipo "lo que se ve es lo que se obtiene". Puede modificar un informe con una respuesta visual en tiempo real y guardar varias vistas para audiencias distintas. El nuevo panel de agrupamiento y las nuevas capacidades de filtrado y ordenación le ayudarán tomar decisiones mejor fundadas.
	Crear tablas rápidamente sin preocuparse de la complejidad de las bases de datos. Gracias a la detección automática del tipo de datos, la creación en Office Access 2007 es tan sencilla como trabajar con una tabla de Microsoft Office Excel. Escriba la información y Office Access 2007 detectará que se trata de una fecha, una moneda u otro tipo común de datos. Puede incluso pegar toda una tabla de Excel en Office Access 2007 para empezar a realizar el seguimiento de la información con la eficacia que ofrece una base de datos.
	Disfrute de los nuevos tipos de campos para escenarios aún más avanzados. Office Access 2007 habilita nuevos tipos de campos como los datos adjuntos y los campos multivalor. Ahora es posible adjuntar un documento, una imagen o una hoja de cálculo a cualquier registro de la aplicación. El campo multivalor, le permite seleccionar más de un valor (por ejemplo, asignar una tarea a más de una persona) en cada celda.
	Actualizar y recopilar información directamente del origen. Con Office Access 2007, puede crear formularios si utiliza Microsoft Office InfoPath 2007 o HTML para recopilar la información de su base de datos. Puede enviar este formulario a sus compañeros de equipo a través del correo electrónico y usar sus respuestas para rellenar y actualizar la tabla de Access para que no sea necesario volver a escribir la información.
	Compartir la información con Microsoft Windows SharePoint Services. Comparta la información de Access con el resto del equipo usando Windows SharePoint Services y Office Access 2007. Combinando la eficacia de ambas aplicaciones, sus compañeros de equipo podrán editar datos, obtener acceso a éstos y ver informes en tiempo real directamente a través de una interfaz de Web.
	Realizar el seguimiento de las listas de Windows SharePoint Services con las grandes capacidades de Office Access 2007. Use Office Access 2007 como interfaz de cliente avanzada para analizar y crear informes a partir de las listas de Windows SharePoint Services. También puede trabajar con las listas sin conexión y sincronizarlas con los cambios cuando se vuelva a conectar a la red, lo que permitirá trabajar con los datos en todo momento.
	Trasladar datos a la tecnología Windows SharePoint Services para facilitar su tratamiento. Mejore la transparencia de los datos trasladándolos a Windows SharePoint Services. De este modo, podrá crear periódicamente copias de seguridad de los datos en el servidor, recuperar los datos eliminados de la papelera de reciclaje, llevar un seguimiento del historial de revisiones y establecer permisos de acceso para administrar mejor la información.
	Obtener acceso a información procedente de orígenes diversos. Con Office Access 2007 puede vincular a una base de datos tablas de otras bases de datos de Access, hojas de cálculo de Excel, sitios de Windows SharePoint Services, orígenes de datos de ODBC, bases de datos de Microsoft SQL Server y otros orígenes de datos. También puede usar estas tablas vinculadas para crear informes fácilmente y basar en ellos sus decisiones sobre un conjunto de datos más general.

Crear, abrir y cerrar una Base de datos.

Para crear una nueva base de datos debemos:

Crear una base de datos

Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.

Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access. Selecciona la opción Base de datos en blanco. En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella.

A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro: Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar ubicación . Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará. En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en:, te los explicamos aquí . En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste. Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos. Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto. Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar . Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma. Cerrar la base de datos.   Se puede cerrar una base de datos de varias formas: Cerrando Access:  Ir al Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.  O bien hacer clic sobre el botón Cerrar  de la ventana Base de datos. Sin cerrar Access: En el Botón de Office , elegir la opción Cerrar base de datos.  Abrir una base de datos.   Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:  Desde el Botón de Office : Ir al Botón de Office . Elegir la opción Abrir...  Desde los documentos recientes del Botón de Office : Despliega el Botón de Office donde aparecen las últimas bases de datos que se abrieron bajo el título de Documentos recientes. Haz clic en la que quieras abrir.  Desde la ventana de Introducción a Microsoft Office Access: Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opción en Inicio → Todos los Programas aparecerá la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access. En la parte derecha verás el marco Abrir base de datos reciente. Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace  Más... para buscar el archivo de la base de datos que quieres abrir. En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrirá el cuadro de diálogo Abrir para que busques el archivo: Elegir la carpeta donde está la base de datos que queremos abrir. Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella. Al abrir una carpeta, ésta se situará en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta. Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botónAbrir. O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrirá directamente.